Tento dokument vypracovala společnost EMPIRENT a.s., IČ: 274 16 445, se sídlem: Vlastislavova 152, 140
00 Praha 4 – Nusle, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka 10462, za
účelem poskytnutí kompletních informací o způsobech a podmínkách zpracování osobních údajů společností.
Tento dokument slouží pro Vaši lepší orientaci v problematice ochrany osobních údajů a představuje
nástroj pro snadné uplatnění Vašich práv a řešení Vašich požadavků.
- Právní rámec zpracování
Společnost EMPIRENT a.s. zpracovává Vaše osobní údaje vždy a výhradně v souladu s platnou
legislativou, tedy zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění a Nařízením
Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (Nařízení GDPR). Společnost EMPIRENT a.s. klade na
bezpečnost zpracování a ochranu Vašich osobních údajů zvláštní důraz, ochrana Vašich osobních
údajů je pro nás absolutní prioritou.
Společnost EMPIRENT a.s. je povinna se při výkonu své podnikatelské činnosti řídit nad rámec
zákona č. 101/2000 Sb., resp. Nařízení GDPR také především těmito právními předpisy, které také
stanoví povinnosti s dosahem do oblasti zpracování osobních údajů a jsou pro společnost EMPIRENT
a.s. závazné:
- zák. č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších
předpisů
- zák. č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o
změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
- zák. č. 565/1990, Sb., o místních poplatcích, ve znění pozdějších
předpisů
- zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
- zák. č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších
předpisů
- zák. č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších
předpisů
- zák. č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení,
ve znění pozdějších předpisů
- zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
- zák. č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších
předpisů
- zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů
- případně právními předpisy tyto doplňující, měnící nebo nahrazující,
EMPIRENT a.s. podléhá dozoru Úřadu pro ochranu osobních údajů České
republiky, ke kterému můžete v případě, že nebudete spokojeni s postupy společnosti EMPIRENT
a.s. při uplatnění Vašich práv, resp. při zpracování Vašich osobních údajů podat stížnost.
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 77
- Kdo údaje zpracovává
Správcem Vašich osobních údajů je společnost EMIRENT a.s., IČ: 274 16 445, se sídlem:
Vlastislavova 152, 140 00 Praha 4 – Nusle, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu
v Praze, oddíl B, vložka 10462 (dále též jako „EMPIRENT“). Vůči tomuto správci tak můžete
uplatňovat veškerá Vaše práva a vůči němu směřovat Vaše dotazy.
EMPIRENT zpracovává Vaše osobní údaje prostřednictvím svých k tomu pověřených zaměstnanců a
vybraných spolupracovníků, přičemž vždy platí, že tyto osoby:
- jsou důkladně vybírány a prověřovány, jsou bezúhonné a k zajištění
řádné ochrany Vašich osobních údajů způsobilé,
- jsou vázány povinností mlčenlivosti pod přísnými sankcemi,
- jsou vázány přísnými pravidly zpracování a zároveň jsou povinny sami
zajišťovat veškeré bezpečnostní standardy, které jim EMPIRENT určuje a které pravidelně
kontroluje,
- zpracovávají vždy pouze takový rozsah Vašich osobních údajů, který je
pro plnění daného úkonu zpracování nezbytný, a to pouze po nezbytně nutnou dobu,
- Vaše osobní údaje zpracovávají vždy pouze v bezpečném prostředí
informačního systému EMPIRENTU na zabezpečených prostředcích výpočetní techniky,
- jsou povinny veškeré činnosti zpracování osobních údajů důsledně
zaznamenávat,
- podléhají pravidelné a soustavné kontrole plnění povinností při
zpracování a dodržování bezpečnostních standardů EMPIRENTU.
- Jaké osobní údaje EMPIRENT zpracovává
EMPIRENT v souladu s příslušnými právními předpisy zpracovává výhradně takové osobní údaje,
které mu ukládá příslušný právní předpis a takové údaje, které jsou nezbytné pro výkon
podnikatelské činnosti EMPIRENTU, tedy výhradně údaje, které jsou nezbytné pro zajištění Vašich
ubytovacích požadavků. EMPIRENT dále zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců, spolupracovníků
a třetích osob, které jsou nezbytné pro řádné plnění povinností EMPIRENTU dle příslušných
právních předpisů a konkrétní smlouvy (pracovní, o spolupráci atd.). Za tímto účelem EMPIRENT
zpracovává tyto kategorie údajů:
- identifikační údaje– osobní údaje sloužící k Vaší identifikaci (jméno,
příjmení, rodné příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, číslo dokladu totožnosti, IČ
apod.),
- kontaktní údaje– osobní údaje sloužící k zajištění kontaktu s Vámi
(adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa),
- údaje o Vašem ubytování– délka ubytování, údaje ubytovaných osob,
speciální požadavky na ubytování, apod.
- osobní údaje zaměstnanců, spolupracovníků a třetích osob– EMPIRENT
zpracovává osobní údaje těchto osob v rozsahu, který mu ukládají příslušné právní předpisy,
nebo v rozsahu nezbytném pro výkon práv a povinností dle příslušného smluvního dokumentu,
včetně údajů o zdravotním stavu zaměstnanců (např. údaje o pracovní neschopnosti, pracovních
úrazech, apod.).
Osobní údaje uvedené výše je EMPIRENT povinen zpracovávat i bez
Vašeho souhlasu, neboť jejich zpracování EMPIRENTU ukládají příslušné právní předpisy,
případně je EMPIRENT oprávněn tyto zpracovávat v souvislosti s plněním smluvní
povinnosti či na základě oprávněného zájmu (viz dále). I nadále ale platí, že je
výhradně na Vás, zda EMPIRENTU Vaše osobní údaje poskytnete či nikoliv. V případě, že
ale osobní údaje v požadovaném rozsahu neposkytnete, může nastat některá z následujících
dvou situací. EMPIRENT:
- nesmí poskytnout danou službu, stanoví-li tak zvláštní předpis
nebo
- je oprávněn obchod, resp. smlouvu neuzavřít nebo službu
neposkytnout.
- Osobní údaje pro marketingovou činnost EMPIRENTU– osobní údaje, které
EMPIRENT zpracovává za účelem marketingové činnosti EMPIRENTU, zejména zasílání obchodních
sdělení či reklamy (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, korespondenční
adresa),
- photos / videos – these are photos / videos from events organized by
fotografie/videa– jedná se o fotografie/videa z akcí pořádaných EMPIRENTEM, k jejichž
pořízení je nutný samostatný souhlas, fotografie a videa mohou být využity v rámci
marketingové propagace EMPIRENTU, a to jejich zveřejněním na sociálních sítích,
v internetových prezentacích EMPIRENTU, v letácích apod.
Osobní údaje uvedené výše je EMPIRENT oprávněn zpracovávat pouze s Vaším
souhlasem, a to vždy po nezbytně nutnou dobu, nejdéle však po dobu trvání takového souhlasu.
Udělení souhlasu se zpracováním je zcela dobrovolné. Výše uvedené platí s výjimkou pro zasílání
obchodních sdělení e-mailem, které je možné ve vztahu ke klientům EMPIRENTU v souladu s § 7 z.
č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve
znění pozdějších předpisů, zasílat též bez předchozího výslovného souhlasu a to až do doby, kdy
subjekt údajů vysloví s takovým zasíláním nesouhlas.
EMPIRENT zpracovává osobní údaje vždy pouze v rozsahu nezbytném pro splnění
daného účelu, osobní údaje získané za jedním účelem, nesmí použít pro jiný účel, nejsou-li tyto
účely vzájemně slučitelné.
EMPIRENT zpracovává zpravidla jen takové osobní údaje, které jste mu
poskytli.
- Za jakým účelem EMPIRENT osobní údaje zpracovává
Společnost EMPIRENT zpracovává Vaše osobní údaje za těmito účely:
- výkon vlastní podnikatelské činnosti spočívající v poskytování
ubytovacích služeb,
- plnění zákonných povinností,
- plnění smluvních povinností,
- ochrana osob, majetku, dat, obchodního tajemství a oprávněných zájmů
osob, včetně řádné identifikace a autentizace jednajících osob,
- určení, výkon a obhajoba právních nároků EMPRIENTU,
- za účely uvedenými pod písm. a) až e) je EMPIRENT oprávněn zpracovávat
Vaše osobní údaje v souladu s Nařízením GDPR případně i bez Vašeho souhlasu.
- Marketingové akce a propagační činnost EMPIRENTU – zasílání
marketingových nabídek, reklamy, prodejní akce, akce sloužící ke zvýšení povědomí o značce a
podpora a rozvoj prodeje, propagace v rámci internetového prostředí,
případně další účely.
Za účely uvedenými pod písm. 5. a 6. zpracovává EMPIRENT osobní údaje
výhradně s Vaším souhlasem. Výše uvedené platí s výjimkou pro zasílání obchodních sdělení
e-mailem, které je možné ve vztahu ke klientům EMPIRENTU v souladu s § 7 z. č. 480/2004 Sb., o
některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších
předpisů, zasílat též bez předchozího výslovného souhlasu, a to až do doby, kdy subjekt údajů
vysloví s takovým zasíláním nesouhlas.
EMPIRENT je oprávněn osobní údaje zpracovávat vždy také (je-li to v daném případě relevantní) za
účelem určení, výkonu a obhajoby vlastních právních nároků, a to i přes to, že osobní údaje byly
získány za jiným účelem. Takto je EMPIRENT oprávněn postupovat, jestliže původní účel a účel
obhajoby právních nároků spolu jakkoliv souvisí, resp. na sebe navazují.
- Na jakém právním základě a po jakou dobu EMPIRENT osobní údaje zpracovává
EMPIRENT zpracovává osobní údaje ve smyslu čl. 6, případně čl. 9 Nařízení
GDPR na těchto právních základech:
- souhlas subjektu údajů- na tomto právním základě jsou zpracovávány
osobní údaje tehdy, neexistuje-li (není-li možné uplatnit) jiný právní základ zpracování, a
to vždy po dobu trvání účelu, pro který byly osobní údaje získány, nejdéle však do odvolání
souhlasu, přičemž platí, že v těchto případech zpracování máte vždy právo svůj souhlas
odvolat (způsoby odvolání souhlasu jsou uvedeny dále),
- plnění smluvní povinnosti- byla – li mezi Vámi a EMPIRENTEM uzavřena
smlouva, jíž jste Vy i EMPIRENT smluvní stranou, je EMPIRENT oprávněn zpracovávat osobní
údaje, které získal při plnění smlouvy, resp. které jsou pro výkon práv a povinností ze
smlouvy nezbytné, a to po dobu trvání příslušné smlouvy,
- plnění právní povinnosti- EMPIRENT je povinen zpracovávat vybrané
osobní údaje, pokud mu takovou povinnost stanoví příslušný právní předpis, a to po dobu
stanovenou v příslušném právním předpisu. Pro činnost EMPIRENTU jsou ve vztahu ke zpracování
osobních údajů relevantní zejména tyto právní předpisy:
- zák. č. 257/2016 Sb., o spotřebitelském úvěru, ve znění
pozdějších předpisů,
- zák. č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České
republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
- zák. č. 565/1990, Sb., o místních poplatcích, ve znění
pozdějších předpisů
- zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších
předpisů,
- zák. č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění
pozdějších předpisů,
- zák. č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění
pozdějších předpisů,
- zák. č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního
zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů,
- zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších
předpisů,
- zák. č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění
pozdějších předpisů
- zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších
předpisů
- případně právní předpisy tyto doplňující, měnící nebo
nahrazující,
-
oprávněný zájem EMPIRENTU– v takovém případě EMPIRENT zpracovává osobní údaje po dobu trvání
jeho oprávněného zájmu. V případě, že uplatníte námitku proti takovému zpracování
odůvodněnou Vaší individuální situací a této námitce po řádném posouzení EMPIRENT vyhoví,
pak je EMPIRENT povinen ukončit dané zpracování.
Oprávněnými zájmy EMPIRENTU se rozumí zejména oprávněný zájem:
- na výkonu vlastní podnikatelské činnosti,
- na určení, výkonu a obhajobě právních nároků EMPIRENTU,
v tomto případě dochází k omezení rozsahu zpracovávaných osobních údajů na nezbytné
minimum a dalšímu omezení přístupu k osobním údajům pouze vymezeným osobám (typicky
byla-li mezi Vámi a EMPIRENTEM uzavřena smlouva, jíž jste Vy i EMPIRENT smluvní
stranou, zpracovává EMPIRENT některé osobní údaje získané při činnostech dle takové
smlouvy i po jejím ukončení, neboť právě po jejím ukončení můžete Vy i EMPIRENT
uplatňovat v zákonných promlčecích lhůtách své nároky),
- na ochraně osob, majetku, dat, obchodního tajemství a
oprávněných zájmů osob včetně zájmu na řádné identifikaci a autentizaci jednajících
osob.
Každý osobní údaj může být zpracováván na základě více právních základů. Každý osobní údaj může
být zpracováván, pokud existuje alespoň jeden právní základ pro jeho zpracování. Odpadne-li
poslední právní základ pro zpracování daného osobního údaje, musí být osobní údaj řádně
zlikvidován.
- Komu mohou být osobní údaje předány
EMPIRENT je oprávněn osobní údaje poskytnout těmto subjektům:
- státním orgánům a dalším subjektům v rámci plnění zákonné povinnostive
smyslu příslušných právních předpisů (např. zák. č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území
České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zák.č. 187/2006
Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, zák.č. 155/1995 Sb., o
důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů, zák.č. 582/1991 Sb., o organizaci a
provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů apod.),
- zpracovatelůmosobních údajů na základě písemné smlouvy o zpracování
osobních údajů a poskytnutí dostatečných technických a organizačních záruk k ochraně
osobních údajů (např. poskytovatelé IT služeb, účetní apod.),
- zaměstnancům či dalším osobám v obdobném smluvním vztahu k EMPIRENTU
za účelem plnění jejich pracovních povinností jménem EMPIRENTU,
- dalším subjektům, je-li to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu
právních nároků EMPIRENTU(např. soudy, exekutoři, advokáti apod.),
- se souhlasem subjektu údajů dalším osobám,
přičemž vždy platí, že osobní údaje jsou výše uvedeným příjemcům poskytovány pouze v rozsahu
nezbytném pro stanovený účel a po nezbytnou dobu.
- Zásady bezpečnosti osobních údajů
Společnost EMPIRENT důsledně dbá na dodržování všech bezpečnostních a
organizačních opatření, které za účelem ochrany osobních údajů zavedla.
EMPIRENT pravidelně a důsledně kontroluje dodržování bezpečnostních a
organizačních opatření k zajištění ochrany osobních údajů, pravidelně vyhodnocuje zjištěné
skutečnosti a svá bezpečnostní a organizační opatření dle potřeby aktualizuje.
Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně k tomu pověřenými osobami, které
EMPIRENT důsledně prověřuje jak před zahájením zpracování, tak v jeho průběhu. Všechny osoby,
které mají přístup k osobním údajům, jsou vázány povinností mlčenlivosti pod přísnými sankcemi.
- Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit
Čl. 15 – 22 Nařízení GDPR vymezuje práva, která můžete vůči EMPIRENTU
uplatnit. Pro usnadnění výkonu Vašich práv vytvořil EMPIRENT jednoduchý formulář, který je
dostupný zde . Používáním tohoto formuláře předejdete zbytečnému prodlužování celého procesu
uplatnění práv a případným dalším možným komplikacím.
Vyplněný a podepsaný formulář zasílejte, prosím, na adresu:
EMPIRENT a.s.
Vlastislavova 152
140 00 Praha 4 – Nusle
Podepsaný a vyplněný formulář NEDOPORUČUJEME z důvodu ochrany Vašich
osobních údajů zasílat prostřednictvím nešifrované e-mailové zprávy.
Máte možnost uplatit dle Vašeho uvážení tato práva::
- právo na přístup k osobním údajům– EMPIRENT Vám poskytne výpis
(potvrzení) o osobních údajích zpracovávaných o Vaší osobě v rozsahu dle čl. 15 Nařízení
GDPR na základě žádosti(formuláře)s Vaším úředně ověřeným podpisem,
- právo na opravu nepřesných osobních údajů– zjistíte-li, že o Vás
EMPIRENT zpracovává nepřesné či neaktuální osobní údaje, je EMPIRENT povinen bez zbytečného
odkladu poté, co o tom bude vyrozuměn, provést opravu nepřesných osobních údajů, provádí se
na základě písemné žádosti (formuláře)či prostřednictvím compliance@empirent.cz.
- právo na výmaz– v případech stanovených v čl. 17 Nařízení GDPR
EMPIRENT vymaže zpracovávané osobní údaje (jde zejména o případy, kdy byste odvolali souhlas
se zpracováním a neexistuje jiný právní základ pro takové zpracování, kdy byste uplatnili
námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody EMPIRENTU pro
zpracování, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro dané účely apod.), provádí se na
základě písemné žádosti (formuláře) nebo automaticky, nejsou-li již osobní údaje potřebné
pro daný účel zpracování,
- právo na omezení zpracování– po dobu, než EMPIRENT posoudí oprávněnost
Vaší námitky proti zpracování nebo po dobu, než EMPIRENT ověří přesnost osobních údajů tam,
kde jejich přesnost popíráte, anebo v případě, že zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz
a místo toho žádáte o omezení použití, omezí EMPIRENT přechodně zpracování osobních údajů.
Provádí se na základě písemné žádosti (formuláře), pokud žádáte omezení, nebo
automatickyv případě uplatnění práva na námitku či opravu,
- právo na přenositelnost– je-li zpracování konkrétních osobních údajů
založeno na souhlasu nebo na smlouvě a je-li zároveň prováděno automatizovaně, máte právo
získat a předat jinému správci osobní údaje, které se Vás týkají. Provádí se na
základě písemné žádosti (formuláře)s Vaším úředně ověřeným podpisem,
- právo vznést individuální námitku– je-li zpracování založeno na
základě oprávněného zájmu EMPIRENTU, máte právo vznést z důvodů týkajících se Vaší konkrétní
situace námitku proti takovému zpracování. Námitka bude EMPIRENTEM důkladně posouzena.
Námitce bude vyhověno, převažuje-li Váš individuální zájem nad oprávněnými zájmy EMPIRENTU.
Provádí se na základě písemné žádosti (formuláře),
- právo vznést absolutní námitku proti přímému marketingu– jsou-li
osobní údaje zpracovávány za účelem přímého marketingu, můžete vznést absolutní námitku. Na
rozdíl od individuální námitky dle písm. f) tohoto článku se tato námitka neposuzuje, ale
automaticky dochází k ukončení zpracování pro tyto účely. Provádí se na základě písemné
žádosti (formuláře), nebo kliknutím na odkaz uvedený přímo v konkrétní elektronické
marketingové zprávě,
- právo odvolat souhlas se zpracováním – udělili-li jste EMPIRENTU
souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů je možné jej odvolat buď jako celek nebo pro
jednotlivé účely zpracování. EMPIRENT nebude nadále zpracovávat osobní údaje, k jejichž
zpracování byl souhlas odvolán, nemá-li k tomu jiný právní základ zpracování. Souhlas lze
odvolat elektronicky na e-mailové adrese compliance@empirent.cz nebo písemně prostřednictvím
pošty na adresu sídla společnosti EMPIRENT a.s., Vlastislavova 152, 140 00 Praha 4 – Nusle.
- Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na
automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by
se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo– toto právo se neuplatňuje, EMPIRENT neprovádí
žádné automatizované rozhodování, které by pro Vás mělo právní nebo obdobné účinky.
Ve všech výše uvedených případech Vám EMPIRENT bez zbytečného odkladu,
nejpozději však do 1 měsíce od obdržení Vaší žádosti poskytne informace o tom, jak byla Vaše
žádost vyřešena. Lhůtu lze s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce.
V případech, kdy jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména
protože se opakují, může EMPIRENT odmítnout žádosti vyhovět nebo uložit za zpracování žádosti
administrativní poplatek zohledňující náklady spojené s poskytnutím informací.
Nesouhlasíte-li s postupem EMPIRENTU při řešení či ochraně Vašich práv,
nebo při zpracování Vašich osobních údajů, případně máte-li jiné poznatky či připomínky, můžete
využít pro tyto účely e-mailovou adresu compliance@empirent.cz, kam nám můžete Vaše připomínky
zaslat. Každou Vaší připomínkou se budeme zabývat.